Особенности командировочной отчётности
Командировка – это отправление в поездку одного или нескольких сотрудников для решения какой-либо проблемы. Для этого нужно съездить в другой регион или даже страну на определённый срок. Одним это интересно, другим доставляет неудобства. Но командировки имеют один большой плюс – увеличенная оплата. Сотрудник получает повышение ставки и командировочные.
Организации периодически направляют сотрудников в служебные поездки. Если ваша работа связана с ними, подготовьтесь заранее к оформлению документации. В данной статье мы дадим необходимую теоретическую базу. Расскажем о бланках, правилах их заполнения, финансовой отчётности. С последней частью поездки возникает немало проблем. Поговорим о том, что такое изготовление кассовых чеков, как использовать его в благих целях. Информация будет полезна и опытным, и молодым сотрудникам.
Служебное задание
Командировка – это не обычная ознакомительная поездка на объект. Она имеет строгий план, которого нужно придерживаться. Перед отправлением сотрудник получает служебное задание. В нём по пунктам прописаны рабочие моменты поездки. Командировка считается успешной, если они выполнены.
Служебное задание является бланком. До недавнего времени его форма была утверждена государством. Сегодня руководство организации вправе разработать собственный бланк для командировочного задания. Это может быть:
- таблица;
- график;
- текстовый отчёт;
- фото.
Служебное задание готовится в двух экземплярах. Первый отправляется в архив, второй выдаётся сотруднику для поездки. Оба документа имеют подписи директора компании, руководства отделов. Перед отправкой в командировку работник знакомится с написанным, если всё устраивает, то ставит свою подпись.
Ряд вопросов касается проставления печати организации на документе. Нужна она или нет? Стандартный бланк не имеет области под символику. Но всё зависит от важности поездки. На определённом этапе могут запросить документ с печатью организации. Чтобы избежать проблем, проставьте её заранее.
Стандартная форма
Для служебной бумаги в России принят бланк Т-10а. Напоминаем, что формат не является обязательным. Допускаются модификации внутреннего содержания: пункты, таблиц, общий формат. В интернете найдётся масса примеров. Обычно присутствуют поля под:
- номер документа;
- дату оформления;
- Ф.И.О. командированного;
- подробности о поездке (подразделение, дата, место и прочее);
- содержание задания;
- краткий отчёт;
- подписи.
Размеры полей, текст, перечень пунктов не регламентируются. Заполнение бумаги не является обязательным. Если начальство не выразило пожеланий, можно проигнорировать.
Отчёт в бухгалтерию
Зависит от политики организации. Большинство компаний выдают командировочные. Это деньги на различные нужды. Если выданы командировочные, начальство обязательно потребует финансовый отчёт. Есть другая ситуация: сотрудник едет в командировку за свой счёт, получая возврат денег позднее. Данные берутся из того же отчёта.
Пакет документов обязательно включает чеки, билеты, квитанции и прочие сведения о тратах. Никаких записок от лица откомандированного не допускается – только официальная отчётная документация. В бухгалтерии обязательно проверяют сопутствующий пакет документов на предмет оригинальности. Учитывайте этот момент.
Сохранить все чеки и квитанции до конца командировки не всегда получается. Забывчивость, рассеянность, большой объём работы делают своё дело. Некоторые с сожалением обнаруживают, что в отчёте не хватает важного корешка. Бывают и другие ситуации. Сотрудники отправляются в командировку ради денежной выгоды. В ряде случаев надбавка к зарплате за труды не устраивает. Если едете за собственный счёт, можно схитрить. К примеру, сделать гостиничные чеки с подтверждением в специализированной организации. Ничего противозаконного в этом нет. Вы просто делаете копию документа, чтобы все копеечки сошлись или увеличились в вашу пользу.
Неиспользованные денежные средства отправляются обратно в кассу компании. Начальник может перечислить их отличившемуся сотруднику в качестве премии или потратить каким-либо иным способом.
