Несколько простых правил проведения конференции на высоком уровне
Одним из наиболее действенных методов повышения своей квалификации как специалиста или просто отличная возможность быть в эпицентре событий отрасли - посещение местных или международных конференций. Однако каждый уважающий себя профессионал далеко не всегда пойдет на поводу у навязчивой рекламы и, посещая мероприятие, особенно если участие подразумевает оплату энной суммы, обратит внимание на несколько, на первый взгляд незначительных деталей.
Конечно, самое важное – это список докладчиков, их профессиональные достижения и положение среди коллег, а значит, и ценность багажа знаний, которым предстоит поделиться, выбор животрепещущей и интересной темы, подбор удачного времени проведения и места… Обострять внимание на этих прописных истинах, по меньшей мере, нецелесообразно. Предлагаем расставить акценты на нескольких организационных моментах, способных разочаровать даже самых ярых.
Театр начинается с вешалки, а конференция с места регистрации. Большинство уважаемых организаторов внедряют предварительную регистрацию, или выражаясь языком журналистов, аккредитацию. Придя в день проведения, участник получает бейдж и раздаточный материал. Бейджи можно заблаговременно купить оптом на сайте http://www.my-office.ua/tovtree-beydzhi-i-aksessuaryi. Зачастую именная табличка выдается либо выступающим, либо именитым гостям, остальные вынуждены самостоятельно вписывать информацию о себе. Вроде мелочь, но мало-мальски ценящий свое время человек тут же задастся вопросом: а предварительная регистрация зачем?
Раздаточный материал обычно предлагается на языке страны-организатора и международном английском. Однако дополнительным плюсом в уровне организации и приятной неожиданностью для участника станет информация на родном языке. Возвращаясь к проблеме цейтнота времени, хотелось бы отметить такой нюанс как изменение порядка докладчиков и их перечня. Организатор, дабы избежать лишних проблем и претензий, в предварительном анонсе оговаривает такую возможность. Но, ох как часто грешат этим, окончательную программу предоставляют либо только в день проведения, либо по настоятельному требованию. А ведь как обидно пропустить доклад, который определил для себя основным! Вышеперечисленные моменты можно считать мелочами, но, стремясь вывести свое детище на высокий уровень, не стоит пренебрегать ничем.
Оформление зала для конференции
Зал, в котором будет проводиться конференция, должен быть оформлен так, чтобы удобно было всем: и докладчикам, и слушателям. Как правильно его оформить? Наиболее распространены два типа залов для конференции: в виде зрительного зала и в виде стола заседаний. Если зал имеет расположение зрительного, то кресла (стулья) обязательно должны быть оборудованы для возможности ведения записей. Как правило, это специальные стулья для конференций, в комплектацию которых входит подлокотник для ведения записей.
Стулья зала лучше расположить на таком расстоянии друг от друга, чтобы участники могли свободно пройти как между рядами, так и в самом ряду. В процессе конференции кто-то будет заходить, а кто-то выходить. Это должно происходить так, чтобы публика не обращала внимание. Обязательно оборудование зала аудио- и видеотехникой. Если на конференции присутствует более 30-ти человек, без микрофона докладчикам обойтись будет сложно. Оформление стендов и стен должно быть четким, но не ярким, чтобы не отвлекать внимания. Если речь идет о столе заседаний, то расположение участников конференции должно быть таким, чтобы они не сидели строго друг напротив друга, то есть располагались в шахматном порядке.
Дело в том, что психологи утверждают: позиция напротив отталкивает собеседников и направляет на вражду. Также для проведения конференции в формате стола заседаний принято использовать воду для участников. В процессе такой конференции редко выходят из-за стола до объявления официального перерыва, поэтому каждый должен чувствовать себя комфортно. Освещение зала должно быть таким, чтобы участникам было хорошо видно друг друга, а также была возможность читать и записывать. Если это видеоконференция, то освещение должно быть специально настроено. Как правило, шторы или занавески на окнах конференц-залов плотно закрыты, чтобы внешние воздействия не мешали проведению конференции.
